2024年1月から変わる電子取引データの保存方法を確認

　2024年1月から電子取引データの保存方法が変わるので確認したい。例えば、電子取引データをプリントアウトして書面を整理してファイリングしていたケースでは、その電子データを保存する必要がある。申告所得税や法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある事業者が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データを保存しなければならない。
　どのようなデータの保存が必要かというと、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当するデータを保存する必要がある。あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではない。ただ、受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があるので注意が必要だ。保存方法の要件として、【可視性の確保】と【真実性の確保】がある。

　①モニター・操作説明書の備付け、②検索要件の充足が求められる。
ただし、２課税年度前の売上高が５０００万円以下の場合や、電子データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理している場合は、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしてあれば、②の要件は不要となる。

　改ざん防止のためであるが、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて遵守する」といったシステム費用等をかけずに導入する方法もある。そのほか、「タイムスタンプを付与」、「訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存」といった方法もある。改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁のホームページに掲載されているので、参考になると思われる。

　検索要件を満たすためには、専用のシステムを導入していなくても、簡易な方法がある。それは、「表計算ソフト等で検索簿を作成する方法」：表計算ソフト等で索引簿を作成、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法や、「規則的なファイル名を付す方法」：データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法だ。