税理士事務所でのテレワーク、クラウド活用の働き方改革
的場 龍太郎ホラー映画「13日の金曜日」シリーズに登場する架空の殺人鬼として有名です。
子供の頃はホッケーマスクの男の映画がテレビ放送されるのが日常でした。
地上波テレビでは暴力的な表現に対する放送基準が厳しくなってから、すっかりみなくなりました。
なんと、高円寺南の古着屋さんで働いていました。
※税理士事務所でのテレワーク、クラウド活用の働き方改革 by Sony α4+24-70mmF2.8
フルリモートも可能
映画界で最も有名な殺人鬼ジェイソンも、働き方改革です。
高円寺南の古着屋さんで接客してました、入り口で睨みを利かせてるだけです。
税理士事務所も働き方改革の時代です。
税理士事務所がリモート勤務体制の整備ができるかどうかなだけです。
税理士は、税理士法第40条第3項において「2ヶ所事務所」が禁じられています。
税理士でない職員が税理士業務を行う「ニセ税理士行為」を防止することが目的です。
日税連が在宅勤務は2ヶ所事務所に該当しないことを発表し、在宅勤務は認められています。
「自宅が税理士事務所と判断される」状態でなければ、2ヶ所事務所の問題は生じません。
リモート勤務場所で「税理士事務所」の業務を行ったらダメです。
この場合こそが、実質的に税理士業務を行なっていることになり、非税理士行為とみなされます。
税理士事務所におけるテレワークの形態として、遠隔地から事務所にリモートで勤務できます。
Big4税理士法人などは、基本的にフルリモート勤務を想定しています。
PwC Japanでは、ライフスタイルに合わせた職員の柔軟・多様な働き方を早くから支援しています。
2017年頃からテレワークの運用を開始しており、今ではフルリモートの職員も多いです。
全職員もしくはほとんどの職員をテレワークに移行した会計事務所は37％にもなります。
一方でテレワークを全く行っていない事務所が18.1％存在します。
全職員をテレワークにしている会計事務所は15.9％、
ほとんどの職員をテレワークにしている事務所は21.1％、
計37.0％の事務所が概ねテレワークに移行できているようです。
東京都の事務所は54.1％の事務所が概ねテレワークに移行してます。
しかし、それ以外の道府県の事務所では27.2％と大きな差があります。
これらのデータは、クラウド記帳サービス「STREAMED」を運営する株式会社クラビスが、
「STREAMED」を利用している232の税理士事務所の方々にアンケートの回答をもとにしています。
クラウドの活用
リモートワーク対応版を実装したクラウドサービスを利用します。
法人税・消費税・所得税・年末調整及び法定調書・申告届出書等の電子申告に対応したクラウドサービスです。
クラウドサービスを利用することで、全ての工程が税理士事務所以外の勤務場所で可能となります。
日々の帳簿作成と決算作業までの会計業務、その後の工程の税務申告業務まで行えます。
この場合、リモート勤務場所が税理士法第40条第３項の「税理士事務所」に当てはまらないようにしなくてはなりません。
税理士業務が行われる税理士事務所であるかどうか、以下の状況から判断されます。
・看板などの対外表示があるかどうか。
・事務所としての電話を設置していないかどうか。
・業務のための応接セットなどの設備の状況があるかどうか。
そもそも税理士補助業務を行う使用人の自宅にあってはいけないものばかりです。
リモート勤務において目指すのは、常勤の使用人とできる限り同様に管理監督できる体制作りです。
・業務は全て事務所内設置のPCで行う。（サーバーが税理士事務所にあるということ）
・電話応対も事務所内設置の電話機で行う。
・FAXを使うなら受発信も事務所内設置のFAXで行う。
税務については、「達人シリーズ」を「まるごとクラウド化」運用が可能です。
「達人シリーズ」の最上位グレードのProfessional Editionで、「まるごとクラウド化＝クラウドAP仮想化サーバー」の導入を行います。
「クラウドAP仮想化サーバー」というは、NTTデータのデータセンターで運用される仮想サーバーにインストールされた達人シリーズを、インターネットを介してサーバーのある税理士事務所のクライアント端末にアクセスして利用できるサービスです。
常勤の使用人とできる限り同様にタスク管理監督ができる体制作りを目指します。
例えば、「kintone」というクラウドサービスを導入し、タスクや進捗管理の見える化をします。
使用人が行うべきタスクを一覧化したり日報として使ったりもすべきです。
ここまでやらなくても、毎日Googleフォームで当日のスケジュールや業務予定を回答していただき、これをGoogleのスプレッドシートに自動的にさせる集計させる方法もあります。
顧問先とのデータの受け渡し、コミュニケーションは、方法は問わず全て事務所を窓口とします。
データの保管や管理は、全て事務所内にて行います。
当事務所では、業務で閲覧する顧客資料は全て「Dropbox」に格納するようにしています。
顧問先から届いた資料は「STREAMED」を利用するもの、しないものに関わらず全スキャンです。
その後、「STREAMED」でデータ化できる証憑は「マネーフォワードクラウド会計」とデータ連携し、「STREAMED」でデータ化できない証憑はスキャンしたデータを「Dropbox」に格納します。
データ連携できないものを使用人宅で「マネーフォワードクラウド会計」に手入力してもらいます。
職員の管理・監督について
税理士事務所がフルリモートを実施する場合、税理士が使用人に対する監督が明確である状態を保持しなければなりません。
具体的には、以下の注意事項を守る必要があります。
自宅で業務を開始する際の確認
・システムへのログイン、ログアウト時の確認について、税理士が行うような機能を加えること
・スタッフ等の自宅における業務記録（ログ）を保存し、税理士が確認できる機能を加えること
自宅で行える業務を制限
・税務書類作成業務の補助業務につき、税理士の確認を経てからでなければ、申告事務ができない機能を加えること
・自宅における使用人の非税理士行為を防ぐため、税務書類等の印刷、電子送信を自宅で進められない機能を加えること
新規顧客登録事務の制限
・新規顧客の登録事務を制限すること
（登録事務は税理士事務所でしか行えなくなり、非税理士行為等の防止が期待できる）
Webカメラの導入
・勤務中はWebカメラを常時接続することによって、常に使用人の顔が見える状態にすること
・PCをリモート操作させることによって、今、職員が何の業務を行っているのかを目視で確認できるようにすること
（常にコミュニケーションできる状態を保てるようにする）
リモートアクセスツールなどの導入
・データは税理士事務所のサーバーに管理し、リモートアクセスができようにすること
（書類や顧客データを持ち込んでしまうと、個人情報等の重要な情報が漏えいしてしまう）
タスク管理アプリやソフトなどの導入
・常勤の使用人とできる限り同様にタスクを管理監督できる体制作りをすること
（使用人が行うべきタスクを一覧化したり日報として使ったりもすべき）
東京国税局の税理士監理官が以下のようなコメントをしております。
「十分配慮した様子が伺えるが、設備を整えるというよりは、その設備を通してどのように管理監督責任を十分に果たせるか、といった担保が持てるかどうかが重要」
実は、友人が勤務しているの税理士事務所の存続をかけ、税理士会綱紀監察部に初めて相談をしたことで今回のブログを書いてます。
