領収書の保存期間はどのくらいか

ハワイでのうどん時代の懐かしい写真です。
これやらないと人が入ってこなかったので時間を見つけては「フリードリンク券」を配っていました。

法人の領収書保存期間は「税法＋会社法」で考える

「領収書っていつ捨てていいの？」という質問は本当に多いです。

法人の場合、まず押さえるべきは税法と会社法の両方です。
法人税法上は原則7年保存。

ただし欠損金が生じた事業年度については、その繰越控除期間に合わせて実質10年の保存が必要になります。

さらに会社法432条では、会計帳簿および事業に関する重要書類を10年間保存する義務があります。
領収書は会計帳簿の根拠資料ですから、会社法まで踏まえると10年保存が最も安全な運用といえます。

法人は「税法だけ守ればよい」では足りない点に注意が必要です。

個人事業主は青色申告かどうかで変わる

個人事業主の保存期間は所得税法が基準です。

青色申告の場合、原則7年保存。
ただし前々年の所得が300万円以下であれば5年に短縮されます。

一方、白色申告は原則5年です。
ただし、帳簿自体は7年保存が必要であります。

さらに消費税の仕入税額控除を受けている場合は領収書も7年保存が必要となります。

なお、いずれも起算日は「領収書の日付」ではなく、確定申告書の提出期限の翌日から数えます。
保存期間の数え方を誤るケースが多いので、事業年度ごとに明確に管理しておくことが重要です。

電子保存時代でも期間は変わらない

電子帳簿保存法の改正により、一定の要件を満たせばスキャン保存や電子データ保存が可能になりました。

スマホ撮影やクラウド保存も認められ、業務効率は大きく向上します。

ただし、要件を満たさないまま原本を廃棄すると否認リスクがあります。

また、電子保存であっても保存期間自体は短縮されません。

結論として、法人は原則10年、個人事業主は基本7年を目安にし、赤字年度は10年保存というルールにしておくと安全です。

保存ルールを整えることが、リスク管理と業務効率化の第一歩です。